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Architekturbüro Steinhoff setzt auf c2go ERP für digitale Projektorganisation

Ein System für mehr Transparenz im Bauwesen

Das Architekturbüro Steinhoff aus Münster beschäftigt 15 Mitarbeiter:innen und ist deutschlandweit tätig. Zum Portfolio zählen Einfamilien- und Mehrfamilienhäuser, Umbauten, Projekte für öffentliche Auftraggeber sowie innovative Wohnkonzepte und 3D-Druck. Wie viele Architekturbüros stand auch Steinhoff vor der Frage: Wie behalten wir den Überblick über alle Projekte, Aufgaben und Kommunikationswege?

Die Herausforderung: Kein Gesamtüberblick über Bauprojekte

Vor der Einführung einer ERP-Software für das Bauwesen fehlte dem Team der Rundumblick. Die Organisation lief über Outlook, interne Abstimmungen waren oft aufwendig und nicht jeder wusste jederzeit, wie der Stand der Projekte ist.

Alina S., Bautechnikerin im Büro Steinhoff, bringt es auf den Punkt: „Ein Gesamtüberblick hat gefehlt. Interne Abstimmungen waren umständlich und die Organisation lief verstreut über Outlook.“

Die Folge: Informationslücken, Doppelarbeit und unnötiger Kommunikationsaufwand.

Der Weg zur passenden ERP-Lösung

Die Lösung kam über den direkten Kontakt: Auf der Digitalbau lernte Steinhoff das Team von c2go ERP kennen. Schon nach dem ersten Gespräch war klar: „Die Software und das Unternehmen passen zu uns.“

Überzeugt haben vor allem:

  • Projektmanagement mit klarer Aufgabenverwaltung
  • Bautagebuch für den täglichen Überblick
  • Vordefinierte Aufgaben & Workflows
  • Zugriff für alle Mitarbeiter:innen – jeder sieht, was offen, in Bearbeitung oder erledigt ist

Damit erfüllte c2go genau das, was andere Projektmanagement-Tools im Bauwesen nicht leisten konnten: Transparenz, einfache Bedienung und einen einheitlichen Überblick.

Die Einführung: Schritt für Schritt ins digitale Projektmanagement

Vom Erstkontakt bis zur Einführung verging rund ein Jahr.

  • Herbst 2024: Projektstart mit c2go
  • Februar 2025: Intensive Schulungen für alle Mitarbeiter:innen
  • März 2025: Vollständiger Einsatz im gesamten Büro

Besonderes Augenmerk lag auf der Schulung: „Wenn jemand nicht mitkam, wurde im 1:1 erklärt, bis die Hemmnisse abgebaut waren. So wurde jeder abgeholt.“

Gerade ältere Kolleg:innen brauchten mehr Zeit, doch inzwischen arbeiten alle erfolgreich mit der Software.

Die Lösung in der Praxis

Heute nutzt das Architekturbüro Steinhoff c2go für zentrale Prozesse der digitalen Projektorganisation:

  • Projektmanagement: Klare Aufgabenlisten und Zuständigkeiten
  • Aufgabenverwaltung: Deadlines, Verantwortlichkeiten und Status jederzeit sichtbar
  • Kundenmanagement: Kontaktdaten, Wiedervorlagen und Fristen an einem Ort
  • Bautagebuch digital: Täglicher Überblick für alle Beteiligten
  • E-Mail-Integration: Automatisches Ablegen aller relevanten Mails in Projekten
  • Arbeitszeiterfassung: Strukturierte Übersicht der Projektzeiten

Ein Praxisbeispiel: „Ich musste einen Kunden anrufen, den ich oft nie erreichen konnte. Früher habe ich Kontaktdaten gesucht und mir Erinnerungen gelegt. Heute lege ich in c2go eine Aufgabe mit Deadline an, hinterlege die Nummer – und habe alles an einem Ort.“

Auch Urlaubszeiten sind kein Problem mehr: Dank der intelligenten E-Mail-Integration bleiben keine Nachrichten unbeantwortet. E-Mails landen automtisch im Projekt.

Ergebnisse: Mehr Transparenz und Effizienz

Seit der Einführung profitiert das Team von:

  • Vollem Überblick über Projekte und Aufgaben
  • Besseren internen Abstimmungen
  • Zeitersparnis durch Automatisierung

Alina S. fasst zusammen: „Endlich ein System für das ganze Unternehmen. Jeder hat Zugriff, jeder weiß, wo das Projekt steht – das erleichtert unsere Arbeit enorm.“

Noch sind konkrete Kennzahlen in Arbeit, aber schon jetzt ist klar: Die Investition in eine ERP-Software für Architekturbüros hat sich gelohnt.

Ausblick: Nächster Schritt - Personalverwaltung

Das Architekturbüro plant, als nächstes auch den Personalbereich mit c2go zu digitalisieren. Damit entsteht eine noch umfassendere ERP-Lösung für das Büro – von der Projektorganisation bis zum Mitarbeiter-Management.

Fazit

Mit c2go hat das Architekturbüro Steinhoff den Schritt in die digitale Zukunft geschafft. Die Software bündelt Projektmanagement, Bautagebuch, Kundenmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation in einem zentralen System – speziell für die Anforderungen im Bauwesen.