Zurück

Mehr Kontrolle über den Einkauf. Weniger Aufwand auf der Baustelle.

Je größer ein Handwerksunternehmen wird, desto komplexer werden die Einkaufsprozesse. Zahlreiche parallele Bauprojekte, unterschiedliche Lieferanten, wechselnde Liefertermine und ein hoher Materialbedarf stellen wachsende Anforderungen an die Organisation.

Mit c2go ERP digitalisieren und strukturieren Sie Ihren gesamten Einkaufsprozess – von der Materialanforderung über die Bestellung bis zur Lieferung auf die Baustelle. Alle Informationen, Dokumente und Prozessschritte werden zentral im jeweiligen Projekt zusammengeführt.

Das Ergebnis: mehr Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und eine bessere Kontrolle über Material, Kosten und Liefertermine.

Einkaufsprozesse digitalisieren und zentral organisieren

In vielen Handwerksbetrieben erfolgt die Materialbeschaffung noch über Telefonate, E-Mails, Excel-Listen oder unterschiedliche Insellösungen. Informationen gehen verloren, Bestellungen sind schwer nachzuvollziehen und die Abstimmung zwischen Einkauf, Projektleitung und Baustelle kostet wertvolle Zeit.

c2go schafft eine durchgängige digitale Prozessstruktur für Ihren Einkauf:

  • Zentrale Materialanforderung: Materialbedarfe werden direkt aus dem Projekt erfasst und an den Einkauf übergeben.
  • Strukturierte Lieferantenanfragen: Lieferanten erhalten nachvollziehbare Anfragen mit eindeutiger Projektnummer und definiertem Lieferort.
  • Transparente Bestellungen: Vereinbarte Artikel und Preise werden in einer zentralen Bestellung dokumentiert.
  • Flexible Abrufaufträge: Benötigte Materialmengen können bedarfsgerecht und unter Beibehaltung der ursprünglichen Bestellnummer abgerufen werden.
  • Digitale Lieferantenkommunikation: Auftragsbestätigungen, Versandmeldungen und Lieferscheine werden dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
  • Nachvollziehbare Projektkosten: Tatsächlich gelieferte Materialien können direkt dem entsprechenden Projekt und dessen Kosten zugeordnet werden.

Vom Materialbedarf bis zur Lieferung: Ein durchgängiger Einkaufsprozess

1. Materialanforderung und Angebotsanfrage

Der Einkaufsprozess beginnt direkt im Projekt. Benötigte Materialien werden als Materialanforderung erfasst und können strukturiert an die entsprechenden Lieferanten übermittelt werden.

Dabei werden wichtige Informationen wie Projektnummer, Lieferort und weitere lieferrelevante Angaben eindeutig hinterlegt. So ist sichergestellt, dass Lieferanten die Anfrage korrekt zuordnen und bearbeiten können.

2. Angebote vergleichen und Bestellung erstellen

Die eingehenden Lieferantenangebote werden zentral im Bereich Eingangsdokumente erfasst. Dadurch behalten Sie den Überblick über eingegangene Angebote und die dazugehörigen Materialpositionen.

Nach der Abstimmung der Konditionen werden die vereinbarten Preise in der Bestellung hinterlegt. Auch Preisvereinbarungen, die beispielsweise telefonisch oder per E-Mail getroffen wurden, können damit nachvollziehbar dokumentiert werden.

3. Material bedarfsgerecht abrufen

Nicht jedes Material wird sofort oder vollständig benötigt. Gerade bei größeren Baustellen und längeren Projektlaufzeiten ist eine flexible Materialversorgung entscheidend.

Mit Abrufaufträgen können Sie einzelne Mengen aus einer bestehenden Bestellung zu einem bestimmten Liefertermin anfordern. Die ursprüngliche Bestellnummer bleibt dabei erhalten.

Die bereits bestellten und abgerufenen Mengen werden projektbezogen berücksichtigt. So behalten Einkauf und Projektleitung jederzeit den Überblick darüber, welche Mengen bereits bestellt, abgerufen oder noch verfügbar sind.

4. Auftragsbestätigungen und Versandmeldungen im Blick behalten

Nach der Bestellung werden die zugehörigen Auftragsbestätigungen und Versandmeldungen zentral erfasst und dem jeweiligen Projekt zugeordnet.

Sie sehen, welche Artikel bestellt wurden, welche Preise vereinbart sind und wann die Lieferung erwartet wird.

Auch telefonische Bestellungen lassen sich in diesem Prozess nachvollziehbar dokumentieren. Dadurch entsteht eine einheitliche Informationsgrundlage – unabhängig davon, auf welchem Weg die Bestellung ursprünglich ausgelöst wurde.

5. Lieferscheine und Materialkosten dem Projekt zuordnen

Mit dem tatsächlichen Wareneingang wird der externe Lieferschein dem entsprechenden Projekt zugeordnet und als maßgeblicher Lieferbeleg verarbeitet.

Die gelieferten Materialien können anschließend in die Projektkosten übernommen werden. Dadurch entsteht eine transparente Verbindung zwischen Bestellung, Lieferung und Projektkalkulation.

Zentrale Dokumentenverwaltung statt verstreuter Informationen

Ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten Einkaufsprozesses ist die zentrale Verwaltung aller ein- und ausgehenden Dokumente.

Mit dem Bereich Eingangsdokumente in c2go werden externe Lieferantendokumente an einer zentralen Stelle zusammengeführt. Dazu gehören insbesondere:

  • Lieferantenangebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Versandmeldungen
  • Externe Lieferscheine
  • Eingehende Rechnungen

Auch ausgehende Dokumente wie Materialanforderungen, Anfragen und Abrufaufträge werden strukturiert im System verwaltet.

Die zugehörigen Informationen werden im jeweiligen Projekt dokumentiert und über Projektereignisse nachvollziehbar dargestellt. So können alle beteiligten Mitarbeiter den aktuellen Stand eines Einkaufs- oder Liefervorgangs einsehen.

Klare Verantwortlichkeiten für Einkauf und Baustelle

Ein effizienter Einkauf benötigt definierte Abläufe und klare Zuständigkeiten. Besonders in Handwerksunternehmen mit mehr als 40 Mitarbeitern ist es wichtig, dass Informationen nicht an einzelnen Personen hängen bleiben.

c2go unterstützt strukturierte Einkaufsprozesse mit definierten Arbeitsschritten, Zielen und Bearbeitern.

Während der Einkauf Angebote prüft, Bestellungen erstellt und Lieferanten koordiniert, können Obermonteure ihren Materialbedarf direkt aus dem Projekt heraus über Abrufaufträge melden.

Die entsprechenden Vorgänge werden im Projekt dokumentiert und sind für die zuständigen Kollegen über die Projektereignisse einsehbar.

Damit entsteht eine durchgängige Kommunikation zwischen Baustelle, Einkauf und Projektleitung – ohne unnötige Rückfragen und Medienbrüche.

Welche Vorteile bietet eine digitale Einkaufssoftware für größere Handwerksunternehmen?

Eine strukturierte digitale Materialbeschaffung verbessert nicht nur einzelne Arbeitsschritte, sondern den gesamten Informationsfluss im Unternehmen.

Mehr Transparenz: Alle Bestellungen, Liefertermine und zugehörigen Dokumente sind zentral verfügbar.

Weniger Abstimmungsaufwand: Einkauf, Projektleitung und Obermonteure arbeiten mit derselben Informationsgrundlage.

Bessere Materialplanung: Bestellte, abgerufene und gelieferte Mengen lassen sich projektbezogen nachvollziehen.

Mehr Kostenkontrolle: Vereinbarte Einkaufspreise und tatsächlich gelieferte Materialien werden dem jeweiligen Projekt zugeordnet.

Klare Prozesse: Definierte Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten sorgen für nachvollziehbare Abläufe.

Skalierbare Organisation: Auch bei vielen parallelen Projekten und einer größeren Anzahl von Mitarbeitern behalten Sie die Kontrolle über Ihren Einkauf.

c2go ERP: Die digitale Grundlage für Ihren Einkauf im Handwerk

Wer als Handwerksunternehmen wächst, benötigt mehr als eine einfache Bestellverwaltung. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Einkauf, Materialwirtschaft, Projektmanagement und Baustellenorganisation.

Mit c2go verbinden Sie diese Bereiche in einer zentralen ERP-Lösung für das Bau- und Handwerksgewerbe.

Digitalisieren Sie Ihre Einkaufsprozesse, schaffen Sie transparente Verantwortlichkeiten und behalten Sie Ihre Materialbeschaffung vom ersten Bedarf bis zur Lieferung im Blick.

Sie möchten Ihren Einkauf effizienter organisieren und Ihre Baustellen besser mit Material versorgen? Lernen Sie c2go kennen und entdecken Sie die Möglichkeiten einer durchgängigen ERP-Lösung für Ihr Handwerksunternehmen.