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Leistungsphasen effizient steuern – Die 7 größten Fehler & wie du sie in 10 Tagen eliminierst

Leistungsphasen (LPH 1–9) sind das Rückgrat jedes Architektur- und Ingenieurbüros. Doch obwohl die HOAI sie klar beschreibt, kennen viele Büros einen zentralen Satz nicht:

„Wir wissen eigentlich nicht genau, wie viel Zeit wir in jeder Leistungsphase wirklich verbrauchen.“

Dieser fehlende Überblick kostet mehr als jedes Programm, jede Verzögerung und jeder Planungsfehler: ❌ Zeit ❌ Honorare ❌ Struktur ❌ Wirtschaftlichkeit

Die folgenden 7 Fehler sind die Hauptgründe dafür, warum Leistungsphasen unnötig Zeit fressen — und wie du sie in nur 10 Tagen vollständig eliminierst.

Fehler 1 – Zeiten werden nicht direkt Leistungsphasen zugeordnet (größter Verlustfaktor!)

Das ist der Kardinalfehler.

Wenn Zeiten später nachgetragen, grob geschätzt oder nur als „Projektzeit“ erfasst werden…

  • verschwinden Stunden
  • fehlen Nachweise
  • werden Nachträge nicht erkannt
  • kalkulierst du Projekte blind

Die Folge: Bis zu 15 % Honorarverlust pro Projekt — völlig unbemerkt.

So vermeidest du diesen Fehler:

  • Zeiten immer direkt im Projekt erfassen
  • LPH 1–9 genau zuordnen
  • Kurzer Tagesabschluss: „Ist alles verbucht?“
  • Mobile Zeiterfassung nutzen (Baustelle/Büro)
  • Schon am ersten Tag spürst du den Unterschied.

Fehler 2 – Aufgaben sind nicht LPH-basiert organisiert

Viele Büros arbeiten mit To-Do-Listen ohne Struktur: E-Mails, Notizen, Post-its, Excel-To-Dos — alles parallel.

Das Problem: Keine Verbindung zu den Leistungsphasen → Aufgaben gehen unter.

Folgen: ❌ Lücken in LP 2–5 ❌ wiederkehrende Doppelarbeit ❌ Aufgaben bleiben liegen (besonders bei Urlaub/Krankheit)

Lösung:

  • Aufgaben automatisch passend zu LPH erstellen lassen
  • Verantwortlichkeiten pro Phase klar definieren
  • Vertretungen automatisieren (Wenn X fehlt → Aufgabe an Y)
  • Damit laufen Projekte stabil — Phase für Phase.

Fehler 3 – Dokumente, Pläne & Mails liegen verstreut

90 % aller Suchzeiten entstehen, weil:

  • Pläne im E-Mail-Postfach liegen
  • Dokumente in Ordnern vergraben sind
  • Fotos irgendwo in der Cloud herumliegen

Das gefährdet jede Leistungsphase – denn ohne vollständige Nachweise gibt es Streit bei Abrechnung, Mängeln oder Behörden.

Lösung:

  • Eine zentrale Projektakte
  • Automatische E-Mail- & Anhangsablage
  • Versionshistorie für Pläne
  • Dadurch sinken Suchzeiten um über 80 %.

Fehler 4 – Mängel werden nicht sauber verortet

Fotos per WhatsApp, PDFs per E-Mail, Infos per Telefon.

Mängel sind überall — aber nicht am Plan verortet.

Das macht LP 8 teuer und riskant.

Folgen: ❌ verloren gegangene Nachweise ❌ unklare Verantwortlichkeiten ❌ verspätete Mängelbeseitigung ❌ unnötige Baustellenfahrten

Lösung:

  • Mängel direkt im digitalen Plan markieren
  • Status + Fristen + Verantwortliche hinterlegen
  • Foto + Zeitstempel automatisch sichern
  • So steuerst du die Bauleitung sauber und rechtssicher.

Fehler 5 – Der Fortschritt der Leistungsphasen ist nicht sichtbar

Projektleitende wissen oft nicht in Echtzeit:

  • Wie weit ist LP 2 wirklich?
  • Wie viel fehlt in LP 5?
  • Wo drohen Engpässe?

Folgen: ❌ Überraschungen ❌ falsche Kapazitätsplanung ❌ verspätete Übergaben ❌ unprofitable Projekte

Lösung:

  • LPH-Dashboard nutzen
  • Fortschritte transparent dokumentieren
  • Engpässe früh erkennen

Damit hast du die vollständige Projektkontrolle zurück.

Fehler 6 – Abrechnung ist nicht an LPH und Fortschritt gekoppelt

Die häufigste Ursache für verlorenes Honorar: Es wird abgerechnet, ohne dass klar dokumentiert ist, was geleistet wurde.

So entstehen Diskussionen, Kürzungen und Verluste.

Lösung:

  • Abrechnung immer mit LPH-Status koppeln
  • Fortschritt sauber dokumentieren
  • Auswertungen automatisieren
  • Das macht deine Honorare prüfsicher.

Fehler 7 – Tool-Wildwuchs zwischen Planung, Bau & Büro

Zeiterfassung hier. Mängel dort. Dokumentation woanders. Rechnungen wieder woanders.

Die Folge:

  • Kein Team arbeitet mit demselben Wissensstand.
  • Informationen gehen verloren.
  • Alle arbeiten doppelt.

Lösung:

  • Ein System für:
  • Zeiten
  • Leistungsphasen
  • Aufgaben
  • Mängel
  • DMS
  • Bautagebuch
  • Abrechnung

Weniger Tools = weniger Chaos = mehr Effizienz.

Fazit: Wer Leistungsphasen sauber steuert, gewinnt Zeit, Geld & Kontrolle

Mit einer klaren Struktur und den richtigen digitalen Werkzeugen sorgt ihr dafür, dass…

✓ keine Stunden verloren gehen ✓ alle Aufgaben am richtigen Platz landen ✓ LP-Fortschritte jederzeit sichtbar bleiben ✓ Honorare sauber abgerechnet werden ✓ Suchzeiten drastisch sinken ✓ Projekte wirtschaftlicher laufen

Und das Beste: Die meisten Verbesserungen erreichst du in 10 Tagen.

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Leistungsphasen effizient steuern_ die 7 größten Fehler und wie du sie in 10 tagen vermeidest.