28.08.2024
In der heutigen digitalen Welt ist Effizienz ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Insbesondere in der Buchhaltung, wo täglich eine Vielzahl von Rechnungen bearbeitet werden muss, kann der manuelle Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben wir bei c2go ein innovatives Feature entwickelt: die automatische Rechnungserkennung durch OCR-Technologie.
Was ist OCR-Technologie und wie funktioniert sie?
OCR steht für Optical Character Recognition, also optische Zeichenerkennung. Diese Technologie ermöglicht es, Texte in Bildern oder gescannten Dokumenten zu erkennen und digital zu verarbeiten. Bei c2go nutzen wir OCR, um eingehende Rechnungen automatisch zu scannen und relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant zu extrahieren.
So funktioniert der Prozess:
1. Rechnungseingang:
Sobald eine Rechnung digital bei euch eintrifft, wird sie automatisch in unser System hochgeladen.
2. OCR-Scan:
Die OCR-Technologie beginnt sofort mit dem Scannen des Dokuments. Dabei werden sämtliche Zeichen und Strukturen des Dokuments analysiert, um die relevanten Rechnungsdaten zu identifizieren.
3. Datenextraktion:
Nach dem Scan werden die extrahierten Daten in strukturierter Form bereitgestellt. Diese Daten können direkt in eure Buchhaltungssoftware oder in euer ERP-System übernommen werden.
4. Prüfung und Validierung:
Anschließend durchläuft das Dokument eine Validierungsstufe, bei der die Richtigkeit und Vollständigkeit der extrahierten Daten überprüft wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Vorteile der automatischen Rechnungserkennung
Die Einführung der automatischen Rechnungserkennung bei c2go bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:
1. Zeitersparnis:
Der manuelle Aufwand, Rechnungen zu überprüfen und Daten manuell einzugeben, entfällt nahezu vollständig. Während dieser Prozess bisher bis zu 60 Minuten in Anspruch nehmen konnte, wird er in den kommenden Wochen auf nur eine Minute reduziert. Das bedeutet, dass eure Mitarbeiter sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können, anstatt sich mit der manuellen Dateneingabe zu beschäftigen.
2. Fehlerreduktion:
Manuelle Dateneingabe ist anfällig für menschliche Fehler. Ein Zahlendreher oder eine falsch eingegebene Rechnungsnummer kann schnell zu Problemen führen. Mit der automatischen Rechnungserkennung werden solche Fehler deutlich reduziert, da die Daten direkt aus dem Dokument extrahiert werden.
3. Effizienzsteigerung:
Durch die Automatisierung des Rechnungserkennungsprozesses wird die Bearbeitung von Rechnungen nicht nur schneller, sondern auch effizienter. Es müssen keine Dokumente mehr manuell sortiert oder abgelegt werden, was den gesamten Workflow optimiert.
4. Priorisierung neuer Dokumente:
Unser System ist darauf ausgelegt, „neue“ Dokumente stets bevorzugt zu behandeln. Das bedeutet, dass dringende Rechnungen schneller bearbeitet werden können, was zu einer besseren Kontrolle über Zahlungsfristen und finanziellen Verpflichtungen führt.
5. Integration in bestehende Systeme:
Die extrahierten Daten lassen sich nahtlos in eure bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integrieren. So bleibt eure IT-Infrastruktur unverändert und ihr könnt von den Vorteilen der automatischen Rechnungserkennung profitieren, ohne eure Prozesse grundlegend ändern zu müssen.
Ein Blick in die Zukunft: Was kommt als Nächstes?
Wir bei c2go sind stets bestrebt, unsere Software weiterzuentwickeln und an die Bedürfnisse unserer Nutzer anzupassen. Die Verkürzung der Scan-Dauer von 60 Minuten auf 1 Minute ist nur der erste Schritt. In Zukunft planen wir, die OCR-Technologie noch weiter zu verbessern, um eine noch höhere Erkennungsgenauigkeit und schnellere Verarbeitungszeiten zu erreichen.
Darüber hinaus arbeiten wir daran, die Funktionalität unserer Software durch Machine-Learning-Algorithmen zu erweitern, die in der Lage sind, aus vergangenen Scans zu lernen und die Genauigkeit der Datenerkennung kontinuierlich zu verbessern.
Fazit Die automatische Rechnungserkennung bei c2go ist ein echter Gamechanger für Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse optimieren möchten. Mit der Kombination aus OCR-Technologie und intelligenten Algorithmen bieten wir eine Lösung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fehlerquote senkt und die Effizienz steigert.
Wir freuen uns, euch auf diesem Weg der digitalen Transformation zu begleiten und sind gespannt auf die weiteren Entwicklungen, die die Zukunft bringen wird. Wenn ihr mehr über unsere neuen Funktionen erfahren möchtet, stehen wir euch gerne zur Verfügung.
