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Digitalisierung ist in aller Munde, und die XRechnung spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie ist der neue Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland und speziell für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ein Muss. Aber was genau steckt dahinter, und wie funktioniert sie? Hier erfährst du alles Wichtige rund um die XRechnung und warum sie in deinem Arbeitsalltag eine Rolle spielen sollte.

Wann kommt die XRechnung?

Die XRechnung ist nicht neu. Bereits seit dem 18. April 2020 sind öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt diese Verpflichtung nun auch für Unternehmen, die öffentliche Aufträge abwickeln und Rechnungen an öffentliche Stellen stellen. Das heißt: Der klassische Papierweg gehört der Vergangenheit an, und digitale Prozesse werden zur Norm.

Wie funktioniert eine XRechnung?

Die XRechnung basiert auf einem strukturierten XML-Format, das sämtliche relevanten Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Betrag, Leistungszeitraum und Steuersätze enthält. Der Vorteil? Die Daten können direkt in den Buchhaltungssystemen des Empfängers verarbeitet werden – ohne manuelle Eingaben oder Medienbrüche. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen effizienten Ablauf.

Wie empfängt man eine XRechnung?

Öffentliche Auftraggeber stellen spezielle Empfangsplattformen bereit, über die XRechnungen eingereicht werden können. Auf Bundesebene gibt es beispielsweise die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) oder das OZG-RE. Dein Unternehmen benötigt daher Zugang zu einer solchen Plattform und eine passende Software, um Rechnungen konform zu versenden. Eine ERP-Software wie c2go erleichtert diesen Prozess enorm, da sie alle nötigen Standards integriert hat und die Erstellung sowie den Versand automatisiert.

Kann man eine XRechnung ausdrucken?

Ja, technisch ist das möglich, aber es widerspricht dem Grundgedanken der XRechnung. Sie wurde explizit für den elektronischen Datenaustausch entwickelt. Ein Ausdruck würde den automatisierten Prozess unterbrechen, da die digitalen Daten dann wieder manuell eingegeben werden müssten. Die eigentliche Stärke der XRechnung liegt gerade in ihrer elektronischen Weiterverarbeitung. Unser Tipp: Nutze eine moderne Software wie c2go, um den Prozess vollständig digital abzuwickeln.

Was sind die Vorteile der XRechnung?

  • Zeitersparnis: Schnellere Verarbeitung dank digitaler Daten.

  • Fehlerreduktion: Keine manuellen Eingabefehler mehr.

  • Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und CO₂-Emissionen.

  • Rechtssicherheit: Die XRechnung entspricht allen gesetzlichen Vorgaben.

Wie unterstützt c2go bei der XRechnung?

Unsere ERP-Software c2go ist optimal auf die Anforderungen der XRechnung abgestimmt. Egal ob du Rechnungen erstellen, versenden oder empfangen willst – c2go übernimmt die Arbeit für dich. Durch automatisierte Prozesse und eine benutzerfreundliche Oberfläche sparst du nicht nur Zeit, sondern vermeidest auch Fehler. Und das Beste: Du bist immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung.

Hast du noch Fragen zur XRechnung oder möchtest mehr erfahren? Buche einfach einen Termin bei uns und lass uns gemeinsam herausfinden, wie wir dein Unternehmen digital aufstellen können. Mit c2go bist du bestens für die Zukunft gerüstet! https://calendly.com/c2c-company-to-cloud-sales/c2go-kennenlernen-mit-alex?month=2025-01