Zurück

Digitale Prozesse in der Architektur: Wie moderne Software Arbeitsabläufe revolutioniert

Die Architekturbranche am Wendepunkt

Die Baubranche ist im Wandel – und mit ihr die Arbeitsweise von Architekturbüros. Während viele Industriezweige längst digitale Strukturen etabliert haben, herrschen in der Architektur vielerorts noch analoge Routinen: Zeichnungen auf Papier, Projektunterlagen in Aktenordnern, Kalkulationen in unübersichtlichen Excel-Tabellen. Die Realität in vielen Büros ist geprägt von Medienbrüchen, manuellen Arbeitsschritten und verstreuter Kommunikation.

Doch der Druck steigt: Bauprojekte werden zunehmend komplexer, Zeitpläne enger, rechtliche Anforderungen strenger. Gleichzeitig fehlt es häufig an Personal, die Projektvielfalt wächst – und der administrative Aufwand nimmt überhand. Wer in diesem Umfeld wirtschaftlich und zukunftssicher arbeiten will, braucht klare Strukturen, effiziente Prozesse und einen transparenten Überblick – und genau hier setzt die Digitalisierung an.

Was bedeutet digitale Transformation für Architekturbüros konkret?

Digitale Prozesse bedeuten nicht nur, dass Papier durch digitale Dokumente ersetzt wird. Es geht um durchgängig vernetzte Abläufe, die mit intelligenter Software gesteuert, automatisiert und überwacht werden. Ziel ist ein System, in dem Informationen jederzeit verfügbar, Prozesse nachvollziehbar und Aufgaben klar verteilt sind. So entsteht aus Einzellösungen ein strukturierter Gesamtworkflow – vom ersten Kontakt bis zur Abrechnung.

Dabei umfasst ein digitaler Workflow sämtliche Phasen eines Projekts:

  • Projektakquise und Angebotswesen: Interessenten, Kundenkontakte und Ausschreibungen werden zentral erfasst, Angebote systematisch erstellt und gespeichert.

  • Projektsteuerung: Aufgaben lassen sich projektbezogen zuweisen, Fristen überwachen, Zuständigkeiten klar definieren.

  • Dokumentation: Baufortschritte, Mängel, Planungsstände oder Protokolle werden digital erfasst, mit Fotos, Videos und Notizen ergänzt und zentral gespeichert.

  • Zeiterfassung und Abrechnung: Arbeitszeiten werden digital und projektbezogen dokumentiert, Rechnungen automatisch erstellt – inklusive HOAI-Zuordnung.

  • Rechtssichere Archivierung: Alle relevanten Unterlagen werden revisionssicher abgelegt – DSGVO- und GoBD-konform.

Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Fehlerquellen, deutlich weniger Verwaltungsaufwand – und eine bessere Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen.

Typische Hürden auf dem Weg zur Digitalisierung

Trotz der offensichtlichen Vorteile tun sich viele Architekturbüros schwer mit der Digitalisierung. Die Gründe sind vielfältig:

Zersplitterte Softwarelandschaften: Viele Büros nutzen verschiedene Programme für verschiedene Aufgaben – Zeiterfassung hier, Projektplanung dort, Kommunikation per Mail, Abrechnung über Excel. Das führt zu doppelter Datenpflege, hohem Abstimmungsaufwand und fehlender Übersicht.

Mangelnde Branchenspezialisierung: Allgemeine ERP-Systeme oder Projektmanagement-Tools sind meist nicht auf die Besonderheiten der Architektur zugeschnitten. Begriffe wie HOAI, Leistungsphasen, Mängelverfolgung oder Bautagebuch tauchen dort oft nicht auf – oder müssen mühsam ergänzt werden.

Technische Einstiegshürden: Nicht jeder hat IT-Fachkräfte im Haus. Die Einführung neuer Software wird oft als kompliziert und zeitintensiv wahrgenommen. Fehlendes Know-how und Unsicherheit bei rechtlichen Anforderungen wie Datenschutz oder revisionssicherer Archivierung bremsen zusätzlich.

Angst vor Veränderung: Viele Teams arbeiten seit Jahren mit gewohnten Prozessen. Veränderungen werden skeptisch betrachtet – oft auch aus Sorge, dass neue Tools mehr Arbeit als Entlastung bringen.

Die Lösung: Eine ERP-Software, die für Architekturbüros gemacht ist

Genau an diesem Punkt setzt c2go an: eine speziell für Architekturbüros, Planungsbüros und Ingenieurgesellschaften entwickelte ERP-Lösung, die branchenspezifische Anforderungen berücksichtigt – und gleichzeitig leicht einzuführen ist.

c2go vereint alle relevanten Funktionen in einer Plattform:

  • Projektsteuerung und -controlling: Mit wenigen Klicks den Status aller Projekte einsehen – inklusive Budgets, Aufgaben, Teamressourcen und Deadlines. Dashboards bieten klare Übersicht – auch für parallellaufende Bauvorhaben.

  • Bautagebuch und Mängelmanagement: Fortschritte, Mängel oder Störungen lassen sich direkt auf der Baustelle dokumentieren – mobil per App oder Tablet, inklusive Fotos und Kommentaren. Die Informationen werden automatisch im Projekt gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

  • Digitale Zeiterfassung und Abrechnung: Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten projektgenau. Die Software erstellt daraus automatisch Abrechnungen und Rechnungsentwürfe – auf Wunsch HOAI-konform.

  • Revisionssicheres Dokumentenmanagement: Alle Dokumente werden automatisch strukturiert und rechtskonform archiviert. Ideal für Nachweispflichten gegenüber Auftraggebern oder Behörden.

  • Zentrale Teamkommunikation: Aufgaben können innerhalb des Systems verteilt, kommentiert und nachverfolgt werden. So geht keine Information verloren, Rückfragen werden reduziert – und alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Stand.

  • CRM und Kundenverwaltung: Kontakte, Angebote und Kommunikation mit Kunden oder Fachplanern werden zentral erfasst – für eine nachvollziehbare Projekt-Historie.

Cloudbasiert und wartungsfrei: c2go läuft vollständig in der Cloud. Du brauchst keine Server, keine eigenen IT-Fachkräfte, keine aufwändigen Updates – das übernimmt das c2go-Team für dich.

Schnelle Einführung, praxisnaher Support

Ein weiterer Vorteil von c2go: Die Einführung wird durch ein erfahrenes Team begleitet, das die Realität in Architekturbüros kennt. Die Software wird individuell eingerichtet, die Mitarbeitenden geschult – damit alle schnell loslegen können. Persönlicher Support, Updates und Sicherheitsfunktionen sind inklusive.

Fazit: Wer als Architekt effizient arbeiten will, muss digital denken Die Herausforderungen in der Bau- und Planungsbranche werden nicht kleiner – im Gegenteil. Zeitdruck, Komplexität und Dokumentationspflichten steigen. Gleichzeitig fehlt es oft an Personal und Ressourcen. Wer unter diesen Bedingungen erfolgreich arbeiten will, braucht digitale Strukturen, die entlasten – keine zusätzlichen Tools, sondern eine integrierte Lösung.

c2go bietet genau das: Eine Software, die speziell auf die Bedürfnisse von Architektur- und Planungsbüros zugeschnitten ist. Sie ersetzt Insellösungen, reduziert manuelle Arbeitsschritte und sorgt für Transparenz im gesamten Projektverlauf.

So wird aus digitaler Vision konkrete Praxis – und aus kreativen Entwürfen wird eine erfolgreiche, wirtschaftlich stabile Realität.