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(Und warum du dir damit bares Honorar sicherst.)

„Ich wollte eigentlich nur planen – stattdessen suche ich jeden Tag Dateien, trage Stunden nach und jongliere mit Excel.“

Kommt dir das bekannt vor?

Dann bist du nicht allein. Laut aktuellen Branchenanalysen verlieren Architekturbüros bis zu 35 % ihrer Arbeitszeit durch Medienbrüche, unklare Zeiterfassung und fehlende Verbindung zwischen Tools.

Die gute Nachricht: Ein Großteil dieser verlorenen Zeit kannst du dir zurückholen – im Durchschnitt rund 10 Stunden pro Woche.

Wie? Mit einer digitalen, phasenscharfen Zeiterfassung, die direkt in deine Projekte, Leistungsphasen und Aufgaben integriert ist.

Dieser Beitrag zeigt dir Schritt für Schritt:

  • warum in Architekturbüros so viel Zeit verloren geht,
  • warum Excel & klassische Stempelsysteme für HOAI nicht funktionieren,
  • wie digitale Zeiterfassung wirklich aussehen muss,
  • und wie du in nur 10 Minuten pro Tag volle Kontrolle über deine Zeiten bekommst.

1. Der unsichtbare Zeitverlust im Architekturbüro

Viele Architekt:innen merken gar nicht, wie viel Zeit ihnen jeden Tag entgleitet. Sie spüren nur die Symptome:

  • Stunden werden nachgetragen – oft zu spät oder gar nicht.
  • Mails, Skizzen, Pläne und Notizen liegen in verschiedenen Ordnern.
  • Die Frage „Wie viele Stunden haben wir in LP3/LP5?“ wird zur Endlosdiskussion.
  • Abrechnung & Controlling funktionieren nicht sauber → Nachträge gehen verloren.

Das Ergebnis?

Jede Woche verschwinden bei Architekt:innen zwischen 6 und 12 Stunden, die eigentlich abrechenbar wären.

Diese Stunden tauchen in keinem ERP-System auf, in keiner Rechnung, aber sie tauchen sehr wohl in deinem Stresslevel auf.

Das passiert, wenn Zeiten nicht automatisch auf Leistungsphasen, Aufgaben und Projekte gebucht werden.

2. Warum klassische Zeiterfassung in Architekturbüros fast immer scheitert

Excel-Listen. Notizen auf Papier. Stundenzettel. Nachgereichte Stunden.

Alles „funktioniert“ irgendwie – aber nicht HOAI-konform, nicht strukturiert und nicht zuverlässig.

❌ Problem 1: Zeiten sind zu allgemein

„Heute: 6 Stunden Projekt XY“ → Aber auf welche Leistungsphase? → Auf welche Aufgabe? → Wofür genau?

❌ Problem 2: Nachtragen führt zu falschen Daten

Wenn Stunden später eingetragen werden, fehlen wichtige Details.

Das führt zu:

  • ungenauen Auswertungen,
  • unvollständigen Abrechnungen,
  • Honorarverlusten bei Nachträgen.

❌ Problem 3: Medienbrüche machen jede Abrechnung zur Detektivarbeit

CAD, Mail, Teams, Excel, Projektordner – alles getrennt.

Diese Trennung kostet Zeit, Geld und Nerven.

3. Warum digitale Zeiterfassung auf Leistungsphasen dein Gamechanger ist

Stell dir vor:

  • Du buchst Zeiten direkt auf LP1–LP9.
  • Aufgaben & Meilensteine sind verknüpft.
  • Projekte werden automatisch aktualisiert.
  • Auswertungen sind in Echtzeit sichtbar.
  • Abrechnungen sind sauber, prüfbar und stressfrei.

Das ist keine Vision – sondern Standard, wenn du Zeiterfassung, Leistungsphasen und Projektmanagement in einem System verbindest.

Die drei größten Vorteile:

1. 10 Stunden pro Woche Zeitersparnis

Durch klare Zuordnung und keine Nachträge im Kopf.

2. Transparenz für Abrechnung & Nachträge

Jede Stunde ist sauber dokumentiert → keine verlorenen Leistungen.

3. Belastbares Controlling für jede Leistungsphase

Du siehst in Sekunden, wo du stehst – statt deine Zeit mit Suchen zu verschwenden.

4. Blueprint: In 7 Schritten zur digitalen Zeiterfassung (und 10+ Stunden pro Woche frei)

Schritt 1: Leistungsphasen sauber anlegen & strukturieren

LP1–LP9 → klar definiert, eindeutig zuordenbar. Mit Vorlagen spart dein Büro Zeit & Fehler.

Schritt 2: Zeiten dort erfassen, wo sie entstehen

Im Projekt. Im Browser. Auf dem Handy. Automatisch.

Schritt 3: Medienbrüche eliminieren

Dokumente, Mails, Pläne → alles verknüpft. Eine Wahrheit. Ein System.

Schritt 4: Aufgaben & Meilensteine einbinden

Zeiten sollen nicht abstrakt sein – sie sollen auf etwas gebucht werden.

Schritt 5: Nachträge automatisch ableiten

Wenn Leistungen steigen, aber Honorar gleich bleibt → schlägt das System Alarm.

Schritt 6: Dashboards für Auswertung & Controlling nutzen

Stundenauswertung pro LP. Abweichungen. Teamübersicht. Projektstatus.

Schritt 7: Team onboarden – und die Kultur ändern

Digitale Zeiterfassung funktioniert nur, wenn sie einfach ist. Ein Klick – fertig. Keine Ausreden.

5. Praxisbeispiel: Wie ein Ingenieurbüro aus dem Münsterland 17 % schneller wurde

Ein mittelständisches Architekten und Planungsbüro hat vor einem Jahr komplett auf digitale LP-Zeiterfassung umgestellt.

Ergebnisse nach 90 Tagen:

  • 10,4 Stunden pro Woche eingespart
  • 17 % kürzere Projektlaufzeiten
  • 80 % weniger Nachtragsstreitigkeiten
  • Abrechnung erstmals „stressfrei und rechtssicher“

Zitat der Projektleitung:

„Zum ersten Mal sehen wir wirklich, wo unsere Zeit hingeht. Und das verändert alles.“

6. Warum du jetzt damit anfangen solltest

Wir stehen vor einem neuen Jahr. Digitalisierung in der Bau- & Planungsbranche beschleunigt sich. Wettbewerber rüsten digital auf. Honorardruck & Arbeitslast steigen.

Wenn du jetzt die Grundlage legst, holst du dir jede Woche wertvolle Stunden zurück.

Wenn nicht – tust du in 12 Monaten genau das gleiche wie heute.

Fazit: 10 Stunden pro Woche zurück – mit einer Entscheidung

  • Digitale Zeiterfassung auf Leistungsphasen ist kein „Technik-Thema“.
  • Es ist ein Unternehmens-Thema.
  • Ein Einkommens-Thema.
  • Ein Freiheits-Thema.

10 Stunden pro Woche sind kein Versprechen – sondern Realität, wenn du die richtigen Systeme verbindest.

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